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Wie Sie die Fehlzeiten senken

Fehlzeiten: Ein hoher Kostenfaktor im Unternehmen

Bei dem Thema Gesundheit am Arbeitsplatz denken viele zunächst an krankheitsbedingte Fehlzeiten. Kein Wunder: Sie haben gravierende (finanzielle) Auswirkungen auf das Unternehmen.

Laut der Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (BAuA) belaufen sich die durchschnittlichen Kosten für einen Tag Arbeitsunfähigkeit pro Mitarbeiter auf 250 Euro (BAuA 2015). Auch bei Bertelsmann kommt so jährlich eine hohe Summe zustande. Abgesehen von den Lohnfortzahlungen (bis zu 6 Wochen zahlt in Deutschland der Arbeitgeber) und den Produktivitätseinbußen muss zusätzlicher Aufwand für Umorganisationen, Vertretungen und Einarbeitungen geleistet werden. Gerade bei kurzfristigem Ausfall müssen Kollegen die anfallende Arbeit mit übernehmen. Das wiederum fördert den Leistungsdruck und die Unzufriedenheit: Ist einer krank, krankt also das ganze Team.

Informationen über die Anzahl der Arbeitsunfähigkeitstage vor Ort erhalten Sie in Ihrer Personalabteilung. Die Ermittlung ist einfach, da die Arbeitszeiterfassung ohnehin softwaremäßig erfolgt. In der Regel reichen wenige Klicks, um die Fehlzeitenquote für einen bestimmten Zeitraum auszuwerten und sie Vergleichszeiträumen gegenüberzustellen. Darüber hinaus ermöglichen Gesundheitsberichte der betreuenden Krankenkassen einen genaueren (und natürlich völlig anonymen) Überblick, etwa hinsichtlich der Krankheitsarten, Altersgruppen, der Falldauer und des Geschlechts. Eine differenzierte Analyse der Fehlzeiten ist unabdingbar, um konkrete Schritte abzuleiten.

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Aber: Fehlzeiten als Spitze des Eisbergs

So einleuchtend der Kostenfaktor Arbeitsunfähigkeit auch ist – Fehlzeiten können nur bedingt Auskunft über Gesundheit am Arbeitsplatz geben. Denn: Nicht jeder anwesende Mitarbeiter ist auch vollkommen gesund und nicht jeder abwesende Mitarbeiter krank.

Auch mangelnde Motivation kann bei Fehlzeiten eine Rolle spielen („Absentismus“). Ursachen dafür können z.B. Unzufriedenheit mit der Führung, der Arbeitsorganisation/-umgebung oder den Inhalten sein, aber auch mangelnde Bestätigung und Anerkennung, Konflikte im Team, Überlastung oder eine fehlende Identifikation mit der Arbeit. Neben arbeitsbezogenen Faktoren sind bei der Entstehung von Fehlzeiten natürlich auch individuelle Faktoren relevant, wie der eigene Gesundheitszustand, der Lebensstil oder das Alter. Auch familiäre oder finanzielle Gründe können für die Abwesenheit verantwortlich sein. Zusätzlich führen Umwelteinflüsse zu saisonalen, natürlichen Fehlzeitenanstiegen, wie bspw. Jahreszeiten, in denen vermehrt Infektionskrankheiten auftreten (die alljährliche Grippewelle).

Eine Zunahme der Abwesenheiten ist häufig ein Warnsignal, das nicht unbeachtet bleiben sollte. Wie obenstehend erläutert, haben Fehlzeiten aber vielfältige Ursachen und sind eher Symptom, als dass sie Ursachen aufzeigen. Sie sind also das Ergebnis vorausgegangen Entwicklungen und ein Spätindikator. Betrachten Sie daher unbedingt zu­sätzliche Aspekte, die Ihnen frühzeitig Hinweise auf ungesunde Entwicklungen geben (siehe auch hier).  

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Krank zur Arbeit: Präsentismus

Mitarbeiter, die sich krank zur Arbeit schleppen („Präsentismus“), sind keinesfalls eine Randgruppe. Befragungen zufolge tun dies über zwei Drittel (68 %) der Arbeitnehmer in Deutschland regelmäßig.

Vor allem Frauen berichten davon, die Genesung auf das Wochenende zu „vertagen“ oder ihre Freizeit zum Auskurieren zu nutzen, statt sich krank zu melden (DGB-Index Gute Arbeit 2016). Die Folge sind erhebliche Produktivitätsverluste. Mitarbeiter, die trotz Krankheit zur Arbeit kommen, sind weniger leistungsfähig, machen Fehler und haben eine höhere Unfall- und Verletzungsgefahr. Bei akuten Infektionskrankheiten wie einem grippalen Infekt stecken sie eventuell weitere Teamkollegen an. Außerdem werden kleinere Beschwerden verschleppt und können zu ernsthafteren oder gar chronischen Krankheiten führen, die letztlich mit wesentlich längeren Ausfallzeiten einhergehen. Insgesamt schätzt man die Kosten für Präsentismus dreimal so hoch wie die Kosten, die durch Fehlzeiten entstehen (Hemp 2004).

Doch was steckt eigentlich hinter Präsentismus? Der häufigste Grund sind das Pflicht- und Verantwortungsgefühl sowie Solidarität mit und Rücksicht gegenüber Kollegen, die bei einem Ausfall die Mehrarbeit übernehmen müssten. Aber auch die Angst vor Arbeitsplatzverlust oder erwartete berufliche Nachteile, z.B. im Hinblick auf eine Beförderung, spielen eine Rolle. Im Zweifel kommen Beschäftigte eher zu Arbeit, je angespannter die wirtschaftliche Lage des Unternehmens insgesamt ist (DGB-Index Gute Arbeit 2016; Steinke & Badura 2011).

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Was tun? Die Rolle der Team- und Führungskultur

Die vielfältigen Ursachen von Fehlzeiten zeigen, dass sie nur teilweise im Einflussbereich des Unternehmens liegen und nicht immer vermieden werden können. Aber: Man kann ihnen durch eine gesundheitsorientiere Führung vorbeugen und sie reduzieren.

Interne Auswertungen bei Bertelsmann zeigen, dass die Fehlzeitenquoten in den Unternehmen niedriger waren, in denen die Zufriedenheit der Mitarbeiter höher war, insbesondere die Zufriedenheit mit den Arbeitsplatzbedingungen und der Führung (Netta 2011, Bertelsmann 2017). Nutzen Sie als Führungskraft die vorhandenen Instrumente (z.B. Mitarbeiterbefragung, Teamgespräch, Leistungs- und Entwicklungsdialog), und suchen Sie mit Ihren Mitarbeitern frühzeitig das Gespräch über Themen wie Arbeitsklima, Unter-/Überforderung, Informations- und Kommunikationsstrukturen, Beteiligungen, Freiräume oder Unterstützungsbedarf. Nur wenn Sie die genauen Ursachen von Problemen kennen, haben Sie die Möglichkeit, Fehlzeiten zu beeinflussen.

Auch beim Thema Präsentismus wird deutlich: Behalten Sie neben den krankgeschriebenen, abwesenden Mitarbeitern vor allem auch die Gesundheit der Anwesenden im Blick. Fördern Sie einen offenen und ehrlichen Umgang mit Gesundheit und Krankheit im Team. Im akuten Krankheitsfall sollten sich die Mitarbeiter ohne Ängste und schlechtes Gewissen regenerieren können. Seien Sie ein Vorbild, nehmen Sie sich selbst Auszeiten, wenn Sie sie brauchen und kurieren Sie Krankheiten aus. 

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